Elektronische Ersatzbescheinigung

Elektronische Ersatzbescheinigung – Auf einen Blick

• Definition: Die eEB ist ein digitaler Versicherungsnachweis. Versicherte nutzen sie, wenn sie ihre elektronische Gesundheitskarte vergessen haben oder diese defekt ist. Seit dem 1. Juli 2025 sind Arztpraxen verpflichtet, die eEB elektronisch anzunehmen und zu verarbeiten.
• Einsatzbereiche: Über die Anwendung Kommunikation im Medizinwesen (KIM) wird der Versicherungsstatus an die Arztpraxis übermittelt. Die Daten können aus dem KIM‑Postfach direkt in das Praxisverwaltungssystem (PVS) übernommen werden. Damit wird das elektronische Einchecken in Praxen möglich: entweder fordert die Patientin oder der Patient die eEB über die App der Krankenkasse an oder die Praxis löst die Anfrage selbst aus.
• Zielgruppen: Die eEB richtet sich an gesetzlich Versicherte, Leistungserbringer (Praxis‑ und Klinikteams) und Krankenkassen. Versicherte profitieren von einem schnelleren Einchecken, Praxen sparen sich Verwaltungsaufwand, Krankenkassen können den digitalen Datenaustausch standardisiert abwickeln.
• Sicherheit & Interoperabilität: Die Übermittlung erfolgt über KIM – den sicheren Kommunikationsdienst der Telematikinfrastruktur. Praxissoftware, Apps der Krankenkassen und das PVS müssen die eEB‑Funktion unterstützen. Eine Ende‑zu‑Ende‑Übermittlung sorgt für Datenschutzkonformität - die Versichertendaten werden nur für den Nachweis verwendet.

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Definition: Was ist die elektronische Ersatzbescheinigung (eEB)?

Die elektronische Ersatzbescheinigung ersetzt die bisherige Papierbescheinigung (Muster 5) als Versicherungsnachweis. Sie dient gesetzlich Versicherten als digitale Bestätigung ihres Versicherungsstatus, wenn die eGK nicht vorgelegt oder eingelesen werden kann.
Die eEB kann bequem über die App der jeweiligen Krankenkasse angefordert werden. Dafür stellt die Arztpraxis einen QR‑Code mit ihrer KIM‑Adresse bereit. Der Versicherte scannt diesen Code; die Krankenkasse übermittelt die Versicherungsdaten anschließend verschlüsselt via KIM an die Praxis. Alternativ kann die Praxis im Auftrag des Patienten eine eEB anfordern – der Datenaustausch findet ebenfalls über KIM statt.
Die Praxissoftware importiert die Daten automatisch in die Praxisverwaltungssoftware; ein manuelles Abtippen wie beim papiergebundenen Verfahren entfällt.

Funktionen der elektronischen Ersatzbescheinigung

Die eEB ist weit mehr als ein digitaler Scan einer Versichertenkarte. Sie bietet mehrere Funktionen, die den Check‑in in der Praxis vereinfachen und beschleunigen:

1. Digitaler Versicherungsnachweis in Echtzeit: Nach dem Scannen des Praxis‑QR‑Codes oder nach der Anfrage durch die Praxis werden die Versichertendaten innerhalb weniger Minuten via KIM an die Praxis geschickt.
2. Automatische Datenübernahme: Die empfangenen Daten können direkt aus dem KIM‑Postfach in das Praxisverwaltungssystem übernommen werden. Das spart Zeit und verhindert Übertragungsfehler.
3. Zwei Wege zur Anforderung: Versicherte können die eEB selbst via App anfordern oder die Praxis kann den Nachweis im Auftrag des Patienten abrufen. Beide Wege funktionieren digital und ohne Papier.
4. Optionaler QR‑Code: Das Bereitstellen eines individuellen QR‑Codes in der Praxis ist keine rechtliche Pflicht, erleichtert aber die Übermittlung der KIM‑Adresse an die Krankenkasse.
5. Integration in die digitale Versorgungsinfrastruktur: Die eEB ist Bestandteil der Telematikinfrastruktur. Sie ergänzt die eGK und die ePA und unterstützt so einen papierlosen Empfangsprozess in der Praxis.

Für wen ist die elektronische Ersatzbescheinigung gedacht?

Leistungserbringer: Entlastung im Praxisalltag

Für Ärzte, Psychotherapeuten, medizinische Fachangestellte und andere Leistungserbringer erleichtert die eEB den täglichen Ablauf. Sie ermöglicht eine schnelle und sichere Überprüfung des Versicherungsstatus, reduziert manuelle Eingaben und senkt den Verwaltungsaufwand bei der Abrechnung. Zudem wird die Koordination im Team vereinfacht, da keine Papierbescheinigungen oder eGKs im selben Quartal mehr nachgereicht werden müssen.

Versicherte: Einfaches digitales Einchecken

Auch Versicherte profitieren von der eEB. Wenn sie ihre eGK vergessen haben, können sie trotzdem sofort behandelt werden. Notfallbehandlungen und wichtige Untersuchungen müssen nicht verschoben werden, weil der Versicherungsnachweis dadurch jederzeit digital vorliegt. Die eEB kann bequem per App angefordert werden; ein Nachreichen der Karte entfällt.

Krankenkassen: Versorgung aktiv mitgestalten

Für die Krankenkassen schafft die elektronische Ersatzbescheinigung ein standardisiertes Verfahren für den Datenaustausch. Sie können Versicherte digital unterstützen und die notwendigen Informationen an die Arztpraxis übermitteln. Die eEB reduziert Papierprozesse und ermöglicht die integrierte Bereitstellung von Versichertendaten, was langfristig auch Auswertungen und Hinweise auf Versorgungsangebote erleichtert.

Vorteile der elektronischen Ersatzbescheinigung

Der digitale Versicherungsnachweis bietet Vorteile für alle Beteiligten in der Versorgungskette:

• Schnelligkeit im Praxisalltag: Durch den sofortigen Nachweis des Versicherungsstatus werden Rückfragen und Wartezeiten vermieden. Der Check‑in in der Praxis erfolgt in Echtzeit.
• Reduzierter Verwaltungsaufwand: Der automatische Import der Daten verringert den bürokratischen Aufwand. Praxisteams sparen Zeit und können sich stärker auf die medizinische Versorgung konzentrieren.
• Keine Nachreichpflicht für Versicherte: Patientinnen und Patienten müssen ihre eGK nicht nachträglich einreichen. Das sorgt für eine ununterbrochene Versorgung und schützt insbesondere bei Notfällen vor Verzögerungen.
• Sicher und DSGVO‑konform: Die eEB wird über KIM verschlüsselt übermittelt. Nur berechtigte Praxen können die Daten abrufen. Damit ist der Datenschutz gewahrt und die Übermittlung entspricht den gesetzlichen Vorgaben.
• Papierlos und zukunftsfähig: Die eEB ergänzt die bestehenden digitalen Anwendungen wie eGK, eRezept und ePA. Sie leistet einen wichtigen Beitrag zum digitalen, ressourcenschonenden Gesundheitswesen.

Schrittweise Umsetzung und zukünftige Entwicklungen

Seit dem 1. Juli 2025 sind Arztpraxen und Krankenkassen verpflichtet, die eEB zu unterstützen. Zunächst bleibt die Nutzung für Versicherte freiwillig – sie können nach wie vor ihre eGK vorzeigen. Manche Krankenkassen, wie die AOK, bieten die eEB schon jetzt über ihre App an, andere werden folgen.

Für die Zukunft sind weitere digitale Services denkbar: Die elektronische Ersatzbescheinigung könnte in digitale Check‑in‑Portale integriert werden, sodass Versicherte sich per Smartphone in der Praxis anmelden und gleichzeitig Rezepte, Überweisungen und weitere Unterlagen digital übermittelt werden können. Die enge Verzahnung mit der ePA und dem eRezept wird den Informationsfluss weiter verbessern und den Papierverkehr reduzieren.

Häufige Fragen und Antworten

Was ist die elektronische Ersatzbescheinigung?

‍Die eEB ist ein digitaler Versicherungsnachweis, der genutzt wird, wenn die Gesundheitskarte nicht verfügbar ist oder nicht eingelesen werden kann. Die Versichertendaten werden via KIM an die Praxis übermittelt und dort automatisch in das PVS eingespielt. Ein Nachreichen der Karte ist nicht notwendig.

Ab wann ist die eEB verpflichtend?

‍Seit dem 1. Juli 2025 sind Arztpraxen und Krankenkassen verpflichtet, elektronische Ersatzbescheinigungen anzunehmen, auszustellen und zu verarbeiten. Für Versicherte ist die Nutzung freiwillig: Sie können weiterhin ihre Gesundheitskarte verwenden.

Wie fordere ich die eEB an?

‍Versicherte registrieren sich in der App ihrer Krankenkasse, scannen in der Praxis einen QR‑Code mit der KIM‑Adresse oder lassen die Praxis die eEB im Auftrag anfordern. Die Krankenkasse sendet den Versicherungsnachweis digital via KIM; die Praxis importiert die Daten direkt.