So funktioniert die ePA

ePA Funktionen – Auf einen Blick

• Zentrale Datenspeicherung: In der elektronischen Patientenakte (ePA) werden medizinische Dokumente und Gesundheitsinformationen wie Arztbriefe, Laborbefunde oder Medikationspläne digital gebündelt.
• Sektorübergreifender Informationsaustausch: Ärzte, Apotheken, Krankenhäuser und weitere Leistungserbringer im Gesundheitswesen können behandlungsrelevante Daten effizient austauschen – mit Zustimmung der Krankenversicherten.
• Volle Datenkontrolle: Versicherte entscheiden selbst, welche Informationen gespeichert, eingesehen oder gelöscht werden.
• Nutzung ohne Smartphone möglich: Auch Versicherte ohne mobile Endgeräte können die ePA nutzen, z.B. über Bevollmächtigte oder künftig auch in teilnehmenden Apotheken.
• Integration weiterer TI-Dienste: Die ePA bildet die zentrale Grundlage für digitale Anwendungen wie das E-Rezept oder die elektronische Medikationsliste (eML).

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine digitale Sammelstelle für medizinische Informationen, von Diagnosen und Befunden bis hin zu Impfungen, Medikationsplänen oder Röntgenbildern. Anders als klassische Papierakten wird die ePA nicht in einer einzelnen Arztpraxis geführt, sondern auf sicheren Servern sogenannter Aktenanbieter gespeichert und zentral mittels der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) oder App verwaltet.

Versicherte behalten dabei stets die Kontrolle über ihre Daten: Sie entscheiden selbst, welche Informationen in die ePA aufgenommen und mit welchen Leistungserbringern geteilt werden. Auch der Zugriff lässt sich jederzeit widerrufen.

Wichtig für alle Ärzte und sonstige Leistungserbringer: Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur (TI). Hierfür ist also zwingend der Anschluss der Praxis an die TI erforderlich.

Vorteile der elektronischen Patientenakte

Die ePA erleichtert die Zusammenarbeit im Gesundheitswesen, indem sie Dokumente strukturiert bereitstellt und sektorübergreifend sowie unabhängig vom Ort der Behandlung jederzeit verfügbar macht.

Zentrale Vorteile auf einen Blick:

• Befunde, Arztbriefe und Therapiedaten gebündelt an einem Ort.
• Kein Zettelchaos mehr: alle wichtigen Dokumente stehen digital zur Verfügung.
• Vermeidung unnötiger Doppeluntersuchungen.
• Bessere Abstimmung bei Verordnungen dank Medikamentenübersicht.
• Datenkontrolle bleibt zu 100 % bei den Patienten.

Ein weiterer Vorteil: Die ePA wächst mit – auch inhaltlich. Mit jeder neuen Arztbehandlung oder Maßnahme lassen sich Informationen ergänzen. Dadurch entsteht langfristig ein vollständiges Bild der individuellen Krankengeschichte eines Patienten – die Basis für eine gute Gesundheitsversorgung.

Wie ist der aktuelle Status der ePA?

Die Einführung der ePA sollte offiziell zum 15. Januar 2025 starten – wirklich ausgerollt wurde sie zu diesem Zeitpunkt jedoch zunächst in ausgewählten Modellregionen (u.a. Hamburg, Franken und Teile von Nordrhein-Westfalen).

Der finale Start fand dann landesübergreifend für alle Leistungserbringer am 29. April 2025 statt – mit einem neuen Standard: dem Opt-out-Verfahren. Das bedeutet: Alle gesetzlich Versicherten erhalten automatisch eine ePA, sofern sie nicht ausdrücklich widersprechen.

Versicherte können seitdem über ihre Krankenkasse eine ePA-App nutzen, in der sich Gesundheitsdaten wie die Medikationsliste, Befunde oder Abrechnungsdaten einsehen lassen. Auch eigene Dokumente können hochgeladen werden, z.B. Impfnachweise, Arztbriefe oder Blutwerte.

Wichtig: Die Nutzung der ePA ist freiwillig und für den Patienten keine Pflicht. Wer keine ePA möchte, kann jederzeit widersprechen – entweder digital über die App der Krankenkasse oder klassisch per Formular. Ohne Widerspruch wird die Akte jedoch automatisch angelegt.

So funktioniert die elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine persönliche digitale Gesundheitsakte. Patienten verwalten sie selbst und entscheiden, welche Dokumente gespeichert und mit Ärzten, Apotheken oder Kliniken geteilt werden. Die Einrichtung ist unkompliziert und der Prozess funktioniert in wenigen Schritten:

1) App der Krankenkasse herunterladen: Die ePA wird über eine App der Krankenkasse verwaltet. Diese erhalten Patienten kostenlos im App Store (Apple) oder Google Play Store (Android). Einige Kassen bieten auch eine Desktopversion, z.B. für Windows über den Microsoft Store. Details zur App und Systemvoraussetzungen finden sich in der Regel direkt auf der Website der Krankenkassen.

2) Registrierung bei der Krankenkasse: Um die ePA nutzen zu können, müssen sich Patienten zunächst bei ihrer Krankenkasse registrieren. Die Vorgehensweise kann je nach Anbieter leicht variieren – meist erfolgt die Registrierung direkt in der App oder über das Online-Portal der Krankenkassen. Wichtig: Für die Anmeldung wird die elektronische Gesundheitskarte (eGK) und in der Regel auch die zugehörige PIN benötigt.

3)Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung: Die Anmeldung zur ePA ist sicherheitsbasiert und erfolgt:

• entweder mit NFC-fähiger Gesundheitskarte + PIN
• oder per Zwei-Faktor-Authentifizierung mit Gerätebindung und PIN oder biometrischem Schlüssel (z.B. Fingerabdruck).
• Zusätzlich werden eine gültige E-Mail-Adresse und die Versichertennummer benötigt. Die Daten in der ePA sind verschlüsselt gespeichert.

4) Inhalte einsehen und befüllen lassen: Die Patienten selbst entscheiden, was in ihre elektronische Patientenakte aufgenommen wird. Ärzte können beim nächsten Besuch aktuelle Befunde, Diagnosen oder Medikationsdaten direkt in die ePA hochladen. Alternativ können medizinische Unterlagen (z.B. alte Laborwerte oder Entlassbriefe) selbst digitalisiert und über die App hochgeladen werden.

5) Zugriffsrechte individuell steuern: Mit der ePA-App behalten Patienten jederzeit die Kontrolle darüber, wer auf welche Informationen zugreifen darf. Sie können:

• einzelnen Praxen zeitlich befristeten Zugriff geben.
• bestimmte Dokumente gezielt freigeben oder verbergen.
• den Zugriff jederzeit widerrufen.

Das gilt nicht nur für Ärzte, sondern auch für Apotheken, Physiotherapeuten oder Pflegeeinrichtungen. So wird die Kommunikation im Gesundheitswesen sicherer, transparenter und effizienter.

Die elektronische Patientenakte nutzen ohne Smartphone oder Tablet

Auch ohne Smartphone oder Tablet ist die Nutzung der elektronischen Patientenakte (ePA) grundsätzlich möglich, zumindest für gesetzlich versicherte Patienten. Zwar wird die Verwaltung der Akte in der Regel über die ePA-App vorgenommen, aber es gibt alternative Wege, die Akte nutzen zu können:

1. ePA-Verwaltung über eine bevollmächtigte Person: Wenn Patienten selbst kein mobiles Endgerät besitzen oder bedienen möchten, können sie eine Vertrauensperson bevollmächtigen. Diese Person übernimmt dann die Verwaltung der ePA in deren Namen, inklusive der Vergabe und Steuerung von Zugriffsrechten.

Tipp: Die Einrichtung einer Vertretung erfolgt über die Krankenkasse und erfordert in der Regel eine schriftliche Vollmacht. In der App kann der oder die Bevollmächtigte dann mit einem eigenen Zugang auf die Akte zugreifen.

2. Zukünftiger Zugriff in Apotheken: Für Menschen ohne digitale Endgeräte ist mittelfristig ein weiterer Schritt geplant: In ausgewählten Apotheken soll es künftig möglich sein, Einblick in die eigene ePA zu erhalten.

3. Einschränkung für Privatversicherte: Privatversicherte sind aktuell auf die Nutzung der ePA-App angewiesen. Ohne App kann keine Zugriffsberechtigung erteilt werden, weshalb es bislang keine analoge Nutzungsmöglichkeit für Privatpatienten gibt.

Welche Patientendaten lassen sich in der ePA speichern?

Versicherte können ihre ePA über die App ihrer Krankenkasse selbst befüllen oder Leistungserbringer wie Hausärzte oder Fachkliniken darum bitten, relevante Dokumente hochzuladen. Zu den Patientendaten gehören unter anderem:

• Arztbriefe, Befunde und Entlassberichte.
• Laborwerte und diagnostische Ergebnisse einer Behandlung.
• Mutterpass, Impfausweis, Zahnbonusheft, Kinder-Untersuchungsheft (U-Heft).
• Medikationspläne und E-Rezepte.
• Notfalldatensätze (z.B. chronische Erkrankungen, Allergien, aktuelle Medikation).
• Individuelle Gesundheitsdokumente wie Blutdrucktagebuch, Blutzuckerprotokoll oder OP-Berichte.

Häufige Fragen und Antworten

Wie funktioniert die elektronische Patientenakte?

Die elektronische Patientenakte (ePA) funktioniert als digitale Sammelmappe für medizinische Dokumente. Sie wird auf einem sicheren Server gespeichert und kann über die App oder Desktopanwendung der Krankenkasse verwaltet werden. Alle Dokumente, etwa Befunde einer Behandlung, Arztbriefe, Medikationspläne oder E-Rezepte, lassen sich dort strukturiert ablegen. Krankenversicherte entscheiden selbst, welche Informationen gespeichert und wer zur Einsicht berechtigt wird.

Wie bekommt ein Arzt Zugriff auf die ePA?

Ärztinnen und Ärzte benötigen einen elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) sowie den Zugriff über ein zugelassenes Primärsystem, das an die Telematikinfrastruktur angebunden ist. Sobald die elektronische Gesundheitskarte (eGK) in der Praxis eingesteckt wurde, wird für 90 Tage ein Zugriff auf die ePA gewährt. Alternativ können über die App oder den Desktopzugang individuell Zugriffsrechte vergeben werden.

Wird die elektronische Patientenakte automatisch angelegt?

Ja, seit 2025 wird die ePA für alle gesetzlich Versicherten automatisch eingerichtet, sofern kein Widerspruch erfolgt. Das nennt sich „Opt-out-Verfahren“. Wer die Nutzung nicht wünscht, muss aktiv widersprechen, etwa direkt bei der Krankenkasse oder über die entsprechende App.

Wie kommen die Daten in die ePA?

Medizinische Daten gelangen auf zwei Wegen in die ePA:

1. Durch Leistungserbringer, etwa Arztpraxen, Therapeuten oder Krankenhäuser, die relevante Informationen nach Patientenzustimmung direkt in die ePA einstellen.
2. Durch den Patienten selbst: Es können eigene Unterlagen (z.B. Laborwerte, Impfbescheinigungen, U-Hefte) gescannt oder abfotografiert und über die App hochgeladen werden. Auch das Löschen von Dokumenten liegt jederzeit in der Hand des Patienten.