Praxissoftware wechseln – Auf einen Blick

• Warum denken viele Praxen über einen Wechsel nach? Aktuelle Befragungen zeigen, dass nur rund ein Viertel der Praxen mit ihrem PVS zufrieden sind und etwa jede dritte Praxis aufgrund mangelnder Nutzerfreundlichkeit, hoher Kosten oder unzureichendem Support einen Wechsel der Praxissoftware erwägt.
• Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Softwarewechsel? Ein Wechsel ist sinnvoll, wenn Systemstörungen zunehmen, TI-Anforderungen nicht mehr zuverlässig erfüllt werden oder ineffiziente (Wartungs-)Prozesse den Praxisalltag spürbar belasten.
• Wie läuft der Wechsel der Praxissoftware ab? Der Umstieg erfolgt strukturiert in drei Phasen – Vorbereitung, technische Umstellung und Einarbeitung – inklusive Datenmigration, Schulung des Teams und geplanter Reduktion der Terminkapazität.
• Welche Risiken bestehen beim Wechsel? Typische Hürden betreffen Datenmigration, Schnittstellenkompatibilität und organisatorischen Mehraufwand, lassen sich jedoch durch Testmigration, Backups und professionelle Begleitung kontrollieren.
• Können bestehende Patientendaten übernommen werden? In der Regel können Stammdaten, Dokumente und Abrechnungsinformationen über etablierte Schnittstellen sicher übertragen werden, sofern der Prozess sorgfältig geplant und technisch begleitet wird.

Gründe für den Softwarewechsel

Die Entscheidung, die Praxissoftware zu wechseln und nach Alternativen zu schauen, entsteht selten aus einer spontanen Unzufriedenheit. Meist sind es wiederkehrende Probleme im Praxisalltag, die sich über Jahre summieren. Aktuelle Daten unterstreichen diesen Trend deutlich.

Hohe Unzufriedenheit mit dem PVS

Eine bundesweite Befragung des Zentralinstituts für die kassenärztliche Versorgung (Zi) unter mehr als 3.100 Praxisinhabern zeigt: Nur rund 28 Prozent der Praxen sind mit ihrem Praxisverwaltungssystem wirklich zufrieden. Im Durchschnitt denken 33,3 Prozent über einen Wechsel nach.

Die häufigsten Kritikpunkte:

• mangelnde Nutzerfreundlichkeit
• hohe Lizenzgebühren
• versteckte Preissteigerungen
• unzureichender Kundensupport
• hohe Fehleranfälligkeit im System

Fast 60 Prozent der wechselwilligen Praxen nennen eine schlechte Bedienbarkeit und zu hohe Kosten als Hauptgrund. Mehr als die Hälfte kritisiert den Support.

Technische Störungen bremsen den Praxisalltag

Besonders häufig treten Fehler beim Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte sowie bei der Verbindung zur Telematikinfrastruktur auf. Auch eRezepte verursachen vergleichsweise viele Fehlermeldungen.

Solche Störungen kosten Zeit, erzeugen Stress im Team und beeinträchtigen die Patientenversorgung. Gleichzeitig steigen die Anforderungen durch Digitalisierung, TI-Anwendungen und gesetzliche Vorgaben kontinuierlich.

Preis-Leistungs-Verhältnis unter Druck

Jeder zweite Praxisinhaber ist laut Studie unzufrieden mit dem Preis-Leistungs-Verhältnis seines PVS. Neben hohen Wartungsgebühren sorgen zusätzliche Supportkosten und mangelnde Transparenz für Frust.

Sorge vor dem Wechsel als größte Hürde

Interessant ist: Der wichtigste Grund, warum Praxen den Wechsel der Praxissoftware nicht angehen, ist die Angst vor Problemen bei der Datenmigration.

Die Realität sieht jedoch anders aus: Über 72 Prozent der Praxen, die gewechselt haben, berichten von einer reibungslosen Datenübernahme. Rund 80 Prozent bewerten Schulung und Einarbeitung als hilfreich und gut strukturiert.

In 3 Schritten zum erfolgreichen Wechsel der Praxissoftware

Ein Wechsel der Praxissoftware ist kein spontaner Schritt, sondern ein strukturierter Prozess. Wer strategisch vorgeht, reduziert Risiken, vermeidet Stress im Praxisalltag und sorgt für einen reibungslosen Umstieg.

Schritt 1: Gründliche Vorbereitung

• Strategische Ziele definieren: Vor dem Wechsel der Praxissoftware sollte klar festgelegt werden, welche Verbesserungen erreicht werden sollen. Geht es um mehr Effizienz, eine bessere TI-Integration, weniger Schnittstellen oder eine modernere Patientenkommunikation? Entscheidend sind die Definition des Funktionsumfangs sowie eine realistische digitale Zukunftsvision der Praxis.
• Team einbeziehen: Der Wechsel betrifft das gesamte Praxisteam. Bestehende Workflows sollten gemeinsam analysiert und zukünftige Prozesse strukturiert geplant werden. Dabei ist zu klären, welche Funktionen für welche Rollen relevant sind und wie Arbeitsabläufe künftig abgebildet werden sollen.
• Technische Voraussetzungen prüfen: Vor der Umstellung ist die bestehende IT-Infrastruktur zu bewerten. Dazu gehören die Kompatibilität der Hardware, die Stabilität der Internetanbindung sowie die Ausstattung der einzelnen Arbeitsplätze. Eine leistungsfähige Praxissoftware kann ihr Potenzial nur entfalten, wenn Netzwerk, Systeme und TI-Anbindung zuverlässig funktionieren.
• Datenmigration planen: Die Datenübernahme ist einer der sensibelsten Punkte im Wechselprozess. Seriöse Anbieter führen mit ihrem Service vorab eine Testmigration durch, um Datenintegrität und Vollständigkeit zu prüfen. Gleichzeitig kann der Umstieg genutzt werden, um Datenbestände zu bereinigen, Dubletten zu entfernen oder Strukturen neu zu ordnen.

Schritt 2: Die Umstellung organisieren

• Den richtigen Zeitpunkt wählen: Der Wechsel sollte bewusst terminiert werden. Am Tag der Umstellung bleibt die Praxis idealerweise geschlossen, um technische Anpassungen ohne Zeitdruck umzusetzen. Für die ersten Tage nach dem Go-Live empfiehlt sich eine reduzierte Terminkapazität von etwa 30–50 Prozent, damit ausreichend Spielraum für Rückfragen und Feinjustierungen bleibt.
• Schulung und Rollen klären: Innerhalb des Teams sollten Key User benannt werden, die als interne Ansprechpartner fungieren. Schulungen der Mitarbeiter finden idealerweise ein bis zwei Wochen vor dem Starttermin statt. Professionelle Anbieter begleiten den Wechselprozess mit einer festen Projektverantwortung und klar definierten Abstimmungsphasen.
• Systemanpassungen vornehmen: Eine moderne Praxissoftware bietet häufig individuelle Konfigurationsmöglichkeiten. Anpassungswünsche aus dem Team werden gesammelt, priorisiert und strukturiert umgesetzt, um die Software optimal an bestehende Abläufe anzupassen.

Schritt 3: Einarbeitung und Stabilisierung

Nach dem Go-Live beginnt die eigentliche Eingewöhnungsphase. Auch wenn die Umstellung technisch erfolgreich war, benötigt das Team Zeit, um Routinen zu entwickeln. In den ersten Wochen kann der Aufwand leicht erhöht sein. Wichtig ist, Feedback der Kollegen strukturiert zu sammeln und bei Bedarf mit dem Anbieter nachzujustieren. Wer diesen Prozess realistisch plant, stellt sicher, dass der Wechsel der Praxissoftware nicht nur technisch gelingt, sondern nachhaltig zu effizienteren Abläufen führt.

Mögliche Hürden beim Wechsel der Praxissoftware

Ein Wechsel der Praxissoftware ist gut planbar – dennoch gibt es typische Hürden, die Ärzte und andere Leistungserbringer realistisch einschätzen sollten. Die größte Sorge betrifft fast immer die Datenübernahme.

1. Datenmigration und Formatprobleme

Jedes Praxisverwaltungssystem arbeitet mit eigenen Datenstrukturen und Dateiformaten. Beim Wechsel der Arztsoftware müssen Daten der Patienten, Abrechnungsinformationen, Dokumente und Stammdaten exportiert, konvertiert und in das neue System importiert werden.

Genau hier entstehen Unsicherheiten:

• Werden wirklich alle Daten vollständig übernommen?
• Bleiben Strukturen und Verknüpfungen erhalten?

Zur Verbesserung der Datenübertragung wurde die BDT-Schnittstelle (BehandlungsDatenTransfer) eingeführt. Sie erleichtert den Umstieg, garantiert jedoch nicht in jedem Fall eine vollständige 1:1-Übertragung aller Inhalte.

Zusätzlich existiert mittlerweile eine Archivierungs- und Wechselschnittstelle, die den Softwarewechsel weiter vereinfachen soll. Voraussetzung ist jedoch, dass beide beteiligten Systeme diese Schnittstelle aktiv unterstützen. In der Praxis funktioniert das nicht immer reibungslos.

2. Fehlende Unterstützung durch den Altanbieter

Viele Praxisinhaber gehen davon aus, dass der bisherige Anbieter den Wechsel aktiv unterstützt. In der Realität ist das oft nicht der Fall. Der Export der Daten wird in der Regel zwar ermöglicht, doch operative Unterstützung oder technische Begleitung erfolgt häufig durch den neuen Anbieter. Für Export- und Konvertierungsleistungen können zusätzliche Kosten entstehen.

3. Technische Abhängigkeiten

Bestehende Schnittstellen zu Laboren, Abrechnungssystemen, TI-Komponenten oder externen Geräten müssen beim Wechsel berücksichtigt werden. Nicht jede Praxissoftware ist mit allen Systemen kompatibel. Vor allem die Integration in die Telematikinfrastruktur und stabile Konnektor- bzw. TI-Anbindungen sollten vorab geprüft werden.

4. Zeitlicher Aufwand und Belastung im Praxisalltag

Ein Softwarewechsel bedeutet temporär erhöhten organisatorischen Aufwand. Neben Schulungen und Anpassungen müssen Mitarbeitende neue Routinen entwickeln. Wer diese Phase unterschätzt oder keine ausreichende Entlastung einplant, erlebt den Umstieg als unnötig belastend.

Datenverlust vermeiden

Die Angst vor Datenverlust ist einer der häufigsten Gründe, warum Praxen den Wechsel der Praxissoftware aufschieben. Tatsächlich zeigt die Erfahrung jedoch: Mit einem strukturierten Vorgehen und einem professionellen Anbieter ist das Risiko äußerst gering.

Backup als Sicherheitsnetz

Seriöse Softwarehersteller erstellen vor der Migration stets ein vollständiges Backup des Altsystems. Das bedeutet:

• Alle Patientendaten bleiben im ursprünglichen System erhalten.
• Zusätzlich wird eine gesicherte Kopie erstellt.
• Die Daten sind somit doppelt abgesichert.

Ein Verlust von Informationen tritt bei fachgerechter Durchführung praktisch nicht auf.

Testmigration und Qualitätskontrolle

Vor der finalen Umstellung erfolgt in der Regel eine Testmigration. Dabei werden ausgewählte Datensätze probeweise übertragen und überprüft. Gemeinsam mit dem Anbieter führen Sie Stichprobenabgleiche durch. So lässt sich nachvollziehen, ob Stammdaten, Dokumente, Abrechnungsinformationen und Verknüpfungen korrekt übernommen wurden.

Häufige Fragen und Antworten

Wann benötigt man eine neue Praxissoftware?

Eine neue Praxissoftware wird notwendig, wenn das bestehende Praxisverwaltungssystem den Anforderungen des Praxisalltags nicht mehr gerecht wird. Typische Anzeichen sind häufige Systemstörungen, langsame Arbeitsabläufe, unzureichende TI-Integration, fehlende Schnittstellen oder unzufriedener Support.

Wie läuft der Praxissoftware-Wechsel ab?

Der Wechsel erfolgt in drei zentralen Phasen: Vorbereitung, Umstellung und Einarbeitung. Zunächst werden Anforderungen definiert, Praxissoftware Anbieter verglichen und die technische Infrastruktur geprüft. Anschließend folgt die Datenmigration inklusive Testlauf. Der eigentliche Umstieg wird bewusst terminiert. Nach dem Go-Live beginnt die Einarbeitungsphase, in der Prozesse stabilisiert und optimiert werden.

Können die Daten bei einem Wechsel der Praxissoftware übernommen werden?

Ja, in der Regel können Patientendaten, Stammdaten und relevante Dokumente übernommen werden. Professionelle Anbieter führen vorab eine Testmigration durch und erstellen ein vollständiges Backup des Altsystems. Wichtig sind eine sorgfältige Planung und Qualitätskontrolle während der Migration.