Praxisverwaltungssystem – Auf einen Blick

• Was ist ein Praxisverwaltungssystem? Ein Praxisverwaltungssystem ist die zentrale Software zur Organisation, Dokumentation und Verwaltung medizinischer und administrativer Abläufe in Praxen. Damit gehört es zur Grundausstattung einer jeden Praxis.
• Wofür wird ein PVS im Praxisalltag eingesetzt? Ein PVS steuert Terminplanung, Patientenverwaltung, Dokumentation sowie Abrechnung und bildet damit die Grundlage für strukturierte und effiziente Praxisprozesse.
• Welche Rolle spielt das Praxisverwaltungssystem in der Digitalisierung? Das Praxisverwaltungssystem fungiert als technische Schaltstelle, über die digitale Anwendungen wie KIM und ePA sicher in den Praxisalltag integriert werden.
• Warum ist die TI-Anbindung für ein PVS entscheidend? Erst durch die direkte Anbindung an die Telematikinfrastruktur können Informationen ohne Medienbrüche ausgetauscht und TI-Dienste effizient genutzt werden.
• Worauf kommt es bei der Auswahl eines Praxisverwaltungssystems an? Entscheidend sind eine stabile technische Basis, eine intuitive Bedienung, TI-Fähigkeit sowie die Anpassung an Praxisgröße, Praxisaufgaben, Fachrichtung und gesetzliche Anforderungen.

Definition: Was ist ein Praxisverwaltungssystem?

Ein Praxisverwaltungssystem (PVS) ist die zentrale Softwarelösung für die Organisation, Dokumentation und Verwaltung in Arzt- und Physiotherapiepraxen sowie weiteren medizinischen Einrichtungen. Es gehört zur Grundausstattung im Praxismanagement und bildet sämtliche Abläufe digital ab.

Ein PVS unterstützt nicht nur die medizinische Dokumentation, z.B. in Form der elektronischen Patientenakte, sondern übernimmt auch administrative Aufgaben. Dazu zählen die Terminplanung, die Abrechnung mit der Kassenärztlichen Vereinigung, die Buchhaltung sowie die elektronische Kommunikation mit anderen Leistungserbringern.

Durch die Bündelung aller praxisrelevanten Informationen in einem System sorgt das Praxisverwaltungssystem für strukturierte Arbeitsabläufe und eine verlässliche Datenbasis. Damit bildet es die technische Grundlage für einen funktionierenden Praxisalltag und für die Anbindung an digitale Anwendungen im Gesundheitswesen.

Funktionsumfang des PVS im Praxisalltag

Der Funktionsumfang eines Praxisverwaltungssystems richtet sich stark nach den Abläufen, der Größe und der Fachrichtung einer Praxis. Dennoch gibt es zentrale Funktionen, die im Praxisalltag eine tragende Rolle spielen und bei der Auswahl eines PVS berücksichtigt werden sollten.

Ein wesentlicher Aspekt sind die Schnittstellen zu anderen Systemen und Anwendungen. Dazu zählen unter anderem Anbindungen an medizinische Geräte, Labordaten, die hausarztzentrierte Versorgung (HZV), die Privatliquidation sowie Archiv- und Wechselschnittstellen. Gerade bei cloudbasierten Lösungen ist entscheidend, wie flexibel und stabil diese Schnittstellen umgesetzt sind.

Darüber hinaus unterstützen moderne Praxisverwaltungssysteme zunehmend die digitale Praxisadministration. Je nach Anbieter stehen dafür eigene Module oder integrierte Schnittstellen zu externen Lösungen zur Verfügung, etwa für:

• Online-Terminbuchungen und digitale Terminverwaltung
• Telefon- oder KI-gestützte Assistenzsysteme
• Videosprechstunden
• Online-Check-in für Patienten
• Digitale Anamnese und Formulare
• Spracherkennung zur Unterstützung der Dokumentation

Welche dieser Funktionen sinnvoll sind, hängt vom jeweiligen Praxisalltag ab. Ein gut gewähltes PVS ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu bündeln, Medienbrüche zu reduzieren und das Praxisteam im Tagesgeschäft spürbar zu entlasten.

Verknüpfung zwischen PVS und Telematikinfrastruktur

Die Praxisverwaltungssoftware macht die Anwendungen der Telematikinfrastruktur im Alltag erst wirklich nutzbar, indem sie diese direkt in die gewohnten Arbeitsabläufe integriert. Statt zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, greifen Praxen zentral über ihr PVS auf TI-Dienste zu und sparen dadurch Zeit und Aufwand.

Ein typisches Beispiel ist der Umgang mit fehlerhaften Verordnungen: Während früher ein analoger Rücklauf per Fax oder Post nötig war, läuft die Korrektur heute digital über KIM (Kommunikation im Medizinwesen). Wird KIM direkt aus der Praxisverwaltungssoftware heraus genutzt, lassen sich relevante Daten und Dokumente per Mausklick in die Nachricht übernehmen. Manuelles Abtippen entfällt, ebenso Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen.

Die Anfrage zur Rezeptkorrektur wird elektronisch an den behandelnden Arzt übermittelt. Die korrigierte eVerordnung kommt anschließend digital zurück und wird automatisch der richtigen Patientenakte im PVS zugeordnet. Der gesamte Prozess bleibt nachvollziehbar, transparent und verursacht kaum zusätzlichen Aufwand im Praxisalltag.

KIM, ePA und eVerordnung – vereint in der Praxisverwaltungssoftware

In der Praxisverwaltungssoftware laufen die zentralen Anwendungen der Telematikinfrastruktur zusammen. Sie bündelt KIM für den sicheren Austausch von Nachrichten und Dokumenten, den Zugriff auf die elektronische Patientenakte (ePA) sowie die eVerordnung als papierloses Rezept. Damit wird das PVS zur zentralen Arbeitsoberfläche für digitale Kommunikation im Gesundheitswesen.

Durch die Integration in die Praxissoftware gelangen Informationen ohne Medienbrüche in den digitalen Versorgungskreislauf. Dokumente und Nachrichten werden direkt aus der Patientenakte heraus erstellt, versendet und empfangen – sicher, verschlüsselt und nachvollziehbar. Ohne diese Integration wären zusätzliche Programme, manuelle Zwischenschritte oder separate Logins erforderlich, was Abläufe verzögert und Fehlerquellen erhöht.

Besonders deutlich wird der Mehrwert bei der eVerordnung. Während KIM und ePA theoretisch auch über externe Lösungen genutzt werden können, ist die Verarbeitung digitaler Verordnungen im Praxisalltag ohne Praxisverwaltungssoftware kaum praktikabel. Erst die direkte Einbindung ermöglicht eine strukturierte Prüfung, Weiterverarbeitung und Dokumentation im bestehenden Workflow.

Vorteile von PVS und TI im Zusammenspiel

Das Zusammenspiel von Praxisverwaltungssystem und Telematikinfrastruktur entfaltet seinen Mehrwert vor allem im Praxisalltag, wenn digitale Prozesse ohne Umwege ineinandergreifen. Durch die direkte Integration der TI-Anwendungen in das PVS entstehen schlanke, nachvollziehbare Arbeitsabläufe.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

• Weniger Medienbrüche: Fax, Papier und manuelles Nachtragen entfallen, da Informationen direkt digital verarbeitet werden.
• Mehr Effizienz im Praxisbetrieb: Automatisierte Abläufe entlasten das Praxisteam und schaffen Freiräume für die Patientenversorgung.
• Rechtssichere Kommunikation: Der Austausch von Patientendaten über KIM erfüllt hohe Datenschutzanforderungen und entspricht den Vorgaben der DSGVO.
• Schnelle Rückmeldungen: Nachrichten und Dokumente werden in Echtzeit übertragen.
• Lückenlose Dokumentation: Alle Inhalte werden automatisch archiviert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
• Gute Vorbereitung auf künftige TI-Anwendungen: Praxen schaffen eine stabile Grundlage für weitere digitale Prozesse im Gesundheitswesen.

Rahmenvereinbarung für Praxissoftware

Die Zertifizierung eines Praxisverwaltungssystems stellt sicher, dass gesetzlich definierte Mindestanforderungen erfüllt werden. Sie sagt jedoch nur begrenzt etwas darüber aus, wie verlässlich, benutzerfreundlich oder transparent eine Praxissoftware im Alltag tatsächlich ist. Um hier mehr Klarheit zu schaffen, hat die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) auf gesetzlicher Grundlage eine Rahmenvereinbarung für Praxissoftware eingeführt.

Die Rahmenvereinbarung nach § 332b SGB V regelt zentrale Punkte im Verhältnis zwischen PVS-Anbietern und Vertragsärzten bzw. -psychotherapeuten. Dazu gehören unter anderem Leistungspflichten, Preisstrukturen, Laufzeiten, Kündigungsfristen sowie mögliche Vertragsstrafen. Ziel ist es, mehr Transparenz und Planungssicherheit für Praxen zu schaffen und gleichzeitig faire Wettbewerbsbedingungen für Anbieter zu ermöglichen.

Die Teilnahme an der Rahmenvereinbarung ist für PVS-Anbieter freiwillig. Ein Anbieter kann für jedes einzelne Praxisverwaltungssystem eine eigene Vereinbarung mit der KBV abschließen. Die Laufzeit beträgt jeweils 24 Monate. Anbieter, die eine Rahmenvereinbarung unterzeichnet haben, werden öffentlich ausgewiesen, sodass Praxen diese Information bei ihrer Softwarewahl berücksichtigen können.

Bereitstellung eines ECC-fähigen PVS ab 2026

Ein weiterer zentraler Punkt betrifft die technische Zukunftsfähigkeit der Praxissoftware. Ab dem 1. Januar 2026 müssen Praxisverwaltungssysteme ECC-fähig sein, um die Nutzung von TI-Anwendungen weiterhin zu gewährleisten. Hintergrund ist die Umstellung von RSA- auf ECC-basierte Zertifikate, die insbesondere für qualifizierte elektronische Signaturen erforderlich sind, z.B. bei eRezepten oder elektronischen Arztbriefen.

Ab 2026 werden elektronische Heilberufsausweise (eHBA) zunehmend ausschließlich das ECC-Verfahren unterstützen. Praxisverwaltungssysteme, die diese Umstellung nicht rechtzeitig abbilden, können TI-Anwendungen nicht mehr störungsfrei nutzen. Die Bereitstellung eines ECC-fähigen PVS ist daher keine optionale Weiterentwicklung, sondern eine zwingende Voraussetzung für den fortlaufenden digitalen Praxisbetrieb.

Gesetzlich geregelte Interoperabilität und freie Anbieterwahl

Für Praxisverwaltungssysteme gelten – wie für alle Komponenten der Telematikinfrastruktur – verbindliche gesetzliche Vorgaben zur Interoperabilität und Anbieterneutralität.

Nach § 306 SGB V müssen alle TI-Komponenten technisch kompatibel sein und herstellerübergreifend zusammenarbeiten. Ein Praxisverwaltungssystem darf daher nicht künstlich auf bestimmte TI-Anschlüsse beschränkt sein.

Ergänzend stellt § 332a SGB V klar, dass PVS-Anbieter Praxen keine Nachteile, Zusatzkosten oder Einschränkungen auferlegen dürfen, wenn diese ihre TI-Komponenten von einem anderen Anbieter beziehen. Praxen haben das Recht, PVS und TI-Anschluss frei und unabhängig voneinander auszuwählen.

Für die Praxis bedeutet das: Jedes zugelassene Praxisverwaltungssystem muss mit jedem zugelassenen TI-Anschluss interoperabel funktionieren. Mehrkosten, technische Einschränkungen oder vertragliche Benachteiligungen aufgrund der Anbieterwahl sind gesetzlich nicht zulässig.

Checkliste bei der Wahl einer Praxisverwaltungssoftware

Bei der Auswahl einer Praxisverwaltungssoftware lohnt es sich, nicht nur auf den Funktionsumfang zu schauen, sondern auch auf Alltagstauglichkeit, Zukunftssicherheit und Unterstützung durch den Anbieter. Die folgende Checkliste hilft bei der strukturierten Bewertung:

• TI-fähig: Unterstützt die Software alle relevanten TI-Dienste wie KIM, eVerordnung und den Zugriff auf die ePA zuverlässig?
• Benutzerfreundlich: Sind TI-Funktionen direkt in die gewohnten Arbeitsabläufe integriert oder erfordern sie zusätzliche Programme und Anmeldungen?
• Technisch stabil: Arbeiten TI-Gateway, Kartenterminals und regelmäßige Software-Updates reibungslos zusammen?
• Stimmiges Betreuungskonzept: Gibt es feste Ansprechpartner für Einrichtung, Wartung und Support – auch bei TI-bezogenen Fragen?
• DSGVO-konform und aktuell: Wird die Software regelmäßig an neue gesetzliche und technische Anforderungen angepasst?
• Praxisnah entwickelt: Wurde die Lösung speziell für das jeweilige Berufsbild konzipiert und basiert sie auf praktischem Know-how aus dem Versorgungsalltag?

Häufige Fragen und Antworten

Was ist ein Praxisverwaltungssystem?

Ein Praxisverwaltungssystem ist die zentrale Software für Organisation, Dokumentation und Verwaltung in Praxen (z.B. Arztpraxen oder Physiotherapiepraxen). Es bündelt medizinische und administrative Prozesse wie Patientenverwaltung, Terminplanung, Abrechnung und digitale Kommunikation.

Welche Anforderungen muss ein Praxisverwaltungssystem erfüllen?

Ein Praxisverwaltungssystem muss stabil, benutzerfreundlich und gesetzeskonform sein. Zudem sollte es die relevanten Anwendungen der Telematikinfrastruktur unterstützen und regelmäßig an technische sowie rechtliche Vorgaben angepasst werden.

Was ist ein Praxisverwaltungssystem in der medizinischen Abrechnung?

In der medizinischen Abrechnung dient das Praxisverwaltungssystem der strukturierten Erfassung, Prüfung und Übermittlung von Abrechnungsdaten, etwa nach EBM oder GOÄ. Die Abrechnung erfolgt elektronisch über die zuständige Kassenärztliche Vereinigung oder andere Kostenträger.

Welche Vorteile hat das Zusammenspiel zwischen Praxisverwaltungssystem und Telematikinfrastruktur?

Durch die direkte Verknüpfung von Praxisverwaltungssystem und Telematikinfrastruktur lassen sich digitale Anwendungen wie KIM, eVerordnung und ePA ohne Medienbrüche nutzen. Das beschleunigt Abläufe, reduziert Fehlerquellen und entlastet das Praxisteam im Alltag.