Entlassmanagement – Auf einen Blick

• Was bedeutet Entlassmanagement? Das Entlassmanagement organisiert den Übergang von der stationären Krankenhausversorgung in die medizinische, rehabilitative oder pflegerische Anschlussversorgung.
• Welches Ziel verfolgt das Entlassmanagement? Es soll Versorgungslücken vermeiden, die Weiterbehandlung koordinieren und Patienten sowie Angehörige bei organisatorischen Aufgaben entlasten.
• Wie läuft das Entlassmanagement ab? Das Krankenhaus ermittelt frühzeitig den individuellen Versorgungsbedarf, erstellt einen Entlassplan und bereitet notwendige Termine, Leistungen und Verordnungen vor.
• Welche gesetzliche Grundlage gilt für das Entlassmanagement? § 39 Abs. 1a SGB V sichert gesetzlich Versicherten einen Anspruch auf Unterstützung beim Übergang in die weitere Versorgung.
• Wie unterstützt die Telematikinfrastruktur den Entlassungsprozess? KiM, die elektronische Patientenakte und das E-Rezept ermöglichen die sichere digitale Übermittlung von Entlassbriefen, Befunden und Verordnungen.

Entlassmanagement – Worum geht es?

Das Entlassmanagement organisiert den Übergang von der stationären Krankenhausbehandlung in die weitere Versorgung. Bereits während des Krankenhausaufenthalts prüft das Behandlungsteam, ob nach der Entlassung medizinische, rehabilitative oder pflegerische Unterstützung erforderlich ist. Ziel ist eine möglichst lückenlose Versorgungskette ohne vermeidbare Versorgungsbrüche. Das Entlassmanagement umfasst vier Phasen: Assessment, Planung, Durchführung, Evaluation.

Je nach individuellem Bedarf kann das Krankenhaus unter anderem folgende Maßnahmen einleiten:

• Termine bei weiterbehandelnden Ärzten oder Therapeuten koordinieren
• ambulante Pflege oder häusliche Krankenpflege organisieren
• eine Reha oder stationäre Pflege vorbereiten
• Arzneimittel, Heilmittel und Hilfsmittel für die Übergangsphase verordnen
• eine Arbeitsunfähigkeit feststellen
• bei Anträgen gegenüber Kranken- oder Pflegekassen unterstützen

Die geplanten Schritte werden mit den Patienten abgestimmt. Auf Wunsch können auch Angehörige oder andere Bezugspersonen in die Beratung einbezogen werden. Seit dem 1. Oktober 2017 müssen Kliniken ein standardisiertes Entlassmanagement anbieten, sofern nach dem stationären Aufenthalt eine Weiterbehandlung oder Unterstützung erforderlich ist. Rund 20 % der Patienten benötigen zudem ein erweitertes Entlassmanagement.

Der Entlassungsprozess im Krankenhaus

Das Entlassmanagement beginnt nicht erst am Tag der Entlassung. Bereits während des Krankenhausaufenthalts ermittelt ein multiprofessionelles Team, welche medizinische, pflegerische, rehabilitative oder soziale Unterstützung im Anschluss benötigt wird. Daran können unter anderem Ärzte, Pflegekräfte, Sozialdienst, Therapeuten und die zuständige Kranken- oder Pflegekasse beteiligt sein.

Der Entlassungsprozess umfasst in der Regel folgende Schritte:

• Versorgungsbedarf feststellen: Das Krankenhaus prüft frühzeitig, welche Weiterbehandlung und Unterstützung nach dem Aufenthalt erforderlich sind.
• Maßnahmen organisieren: Notwendige Termine, Verordnungen, Hilfsmittel, Pflegeleistungen oder Rehabilitationsmaßnahmen werden vorbereitet.
• Informationen weitergeben: Relevante medizinische und pflegerische Angaben werden rechtzeitig an weiterbehandelnde Ärzte, Pflegedienste oder Rehabilitationseinrichtungen übermittelt.
• Patienten beraten: Die geplanten Maßnahmen werden erklärt und mit den Betroffenen sowie auf Wunsch mit ihren Angehörigen abgestimmt.

Eine klare Struktur im Entlassungsprozess verbessert die Kommunikation zwischen Krankenhaus und Anschlussversorgung und trägt zur Versorgungskontinuität bei. Weiterbehandelnde Leistungserbringer können sich dadurch auf die Aufnahme vorbereiten und die Versorgung möglichst ohne Unterbrechung fortsetzen.

Routinedaten als Unterstützung beim initialen Assessment

Routinedaten aus früheren Behandlungen enthalten historische Informationen über Patienten. Sie können das initiale Assessment ergänzen und dabei helfen, Personen mit einem erhöhten Risiko für Versorgungsprobleme oder eine erneute Krankenhausaufnahme frühzeitig zu identifizieren.

Die Daten ersetzen jedoch nicht die individuelle Einschätzung durch das Behandlungsteam. Sie wurden ursprünglich nicht für die Entlassplanung erhoben und können je nach Datenquelle erst mit zeitlicher Verzögerung verfügbar sein. Die Datenverfügbarkeit kann bis zu zehn Monate dauern. Das USER-Projekt untersucht deshalb in sechs Krankenhäusern, wie Routinedaten sinnvoll in das Entlassmanagement eingebunden werden können.

Digitale Überleitung über die Telematikinfrastruktur

Die Telematikinfrastruktur unterstützt die sichere digitale Weitergabe von Informationen beim Übergang in die Anschlussversorgung. Über KiM können Krankenhäuser beispielsweise Entlassbriefe, Befunde und weitere Unterlagen verschlüsselt an angebundene Arztpraxen, Reha-Einrichtungen oder Pflegeeinrichtungen übermitteln. Dadurch lassen sich Medienbrüche reduzieren und weiterbehandelnde Leistungserbringer frühzeitig einbinden.

Auch die elektronische Patientenakte spielt im Entlassmanagement eine wichtige Rolle. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Krankenhäuser den Entlassbrief in der ePA speichern, sofern die versicherte Person der Nutzung nicht widersprochen hat. Verordnungsfähige Arzneimittel können zudem im Rahmen des Entlassmanagements als E-Rezept direkt im Krankenhausinformationssystem erstellt werden.

Zielsetzung des Entlassmanagements

Das Entlassmanagement soll eine bedarfsgerechte und möglichst lückenlose Versorgung nach dem Krankenhausaufenthalt sicherstellen. Grundlage ist eine frühzeitige Einschätzung des medizinischen, pflegerischen, rehabilitativen und sozialen Unterstützungsbedarfs. Darauf aufbauend werden die nächsten Schritte sektorübergreifend geplant und mit den beteiligten Leistungserbringern abgestimmt.

Zu den wichtigsten Zielen gehören:

• Versorgungsbrüche vermeiden: Notwendige Behandlungen, Pflegeleistungen und Hilfsmittel sollen ohne unnötige Unterbrechung bereitstehen.
• Weiterbehandlung koordinieren: Arztpraxen, Pflegedienste, Reha-Einrichtungen und weitere Beteiligte werden rechtzeitig eingebunden.
• Patienten und Angehörige entlasten: Organisatorische Aufgaben rund um Termine, Anträge und Anschlussleistungen werden, soweit möglich, vorbereitet.
• Kommunikation verbessern: Relevante Informationen sollen vollständig und sicher an die nachbehandelnden Stellen übermittelt werden.
• Wiederaufnahmen verhindern: Eine abgestimmte Nachversorgung kann dazu beitragen, gesundheitliche Rückschritte und den sogenannten Drehtüreffekt zu vermeiden.

Digitale Anwendungen der Telematikinfrastruktur können diese Ziele unterstützen. KiM, die elektronische Patientenakte und der digitale Entlassbrief erleichtern die sichere Übermittlung wichtiger Informationen und schaffen bessere Voraussetzungen für eine koordinierte Weiterbehandlung.

GKV-VSG: Gesetzliche Grundlage für die Reformierung des Entlassmanagements

Mit dem GKV-Versorgungsstärkungsgesetz hat der Gesetzgeber das Entlassmanagement neu geregelt und als Bestandteil der Krankenhausbehandlung in § 39 Absatz 1a SGB V verankert. Versicherte der gesetzlichen Krankenversicherung haben damit Anspruch auf Unterstützung beim Übergang in die medizinische, pflegerische oder rehabilitative Anschlussversorgung.

Die konkreten Anforderungen regelt der Rahmenvertrag, den der GKV-Spitzenverband als Spitzenverband Bund der Krankenkassen gemeinsam mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung und der Deutschen Krankenhausgesellschaft geschlossen hat. Aktuell gilt die Fassung der 14. Änderungsvereinbarung, die am 1. April 2026 in Kraft trat.

Pflichten der Krankenhäuser im Entlassmanagement

Krankenhäuser müssen den individuellen Versorgungsbedarf möglichst frühzeitig mit einem geeigneten Assessment erfassen und einen Entlassplan erstellen. Benötigen Patienten Unterstützung durch die Kranken- oder Pflegekasse, muss das Krankenhaus rechtzeitig Kontakt aufnehmen und die erforderlichen Maßnahmen gemeinsam vorbereiten. Dazu können Pflegeleistungen, Rehabilitation, Hilfsmittelversorgung, häusliche Krankenpflege oder genehmigungspflichtige Leistungen gehören.

Für die unmittelbare Übergangszeit dürfen Krankenhausärzte unter bestimmten Voraussetzungen unter anderem:

• Arznei-, Verband-, Heil- und Hilfsmittel verordnen,
• häusliche Krankenpflege oder Soziotherapie veranlassen,
• digitale Gesundheitsanwendungen verschreiben,
• eine Arbeitsunfähigkeit feststellen.

Arzneimittel werden grundsätzlich in der kleinsten Packungsgröße verordnet. Andere Leistungen und eine Arbeitsunfähigkeit können in der Regel für einen Zeitraum von bis zu sieben Tagen ausgestellt werden.

Das Entlassmanagement sowie die dafür erforderliche Verarbeitung und Übermittlung personenbezogener Daten setzen eine vorherige Information und die schriftliche oder elektronische Einwilligung der versicherten Person voraus. Zudem müssen die freie Arzt-, Apotheken- und Leistungserbringerwahl gewahrt bleiben. Die Teilnahme am Entlassmanagement bleibt damit freiwillig und erfolgt in enger Abstimmung mit den Patientinnen und Patienten.

Erforderliche Kennzeichnung von Verordnungen

Verordnungen im Entlassmanagement müssen eindeutig als solche erkennbar und dem ausstellenden Krankenhaus zuzuordnen sein. Dafür werden sowohl auf Papierformularen als auch in elektronischen Datensätzen besondere Kennzeichnungen hinterlegt. Bei Verordnungen aus dem Krankenhaus sind insbesondere folgende Angaben erforderlich:

• Standortkennzeichen: Es ersetzt die Betriebsstättennummer und ordnet die Verordnung eindeutig dem Krankenhausstandort zu.
• Krankenhausarztnummer: Sie wird im Feld „Arzt-Nr.“ eingetragen und kennzeichnet den verordnenden Arzt.
• Kennzeichen der Rechtsgrundlage: Verordnungen und Bescheinigungen werden je nach Anwendungsfall mit dem Wert „04“ oder „14“ als Teil des Entlassmanagements ausgewiesen.
• Ausfertigungsdatum: Die Verordnung wird grundsätzlich am Entlasstag ausgestellt. Hilfsmittel können bereits vorher verordnet werden, sofern zusätzlich das voraussichtliche Entlassdatum angegeben wird.

Im Rahmen der unmittelbaren Anschlussversorgung können Krankenhäuser unter anderem Arznei- und Verbandmittel, Heil- und Hilfsmittel, häusliche Krankenpflege, Soziotherapie, spezialisierte ambulante Palliativversorgung sowie digitale Gesundheitsanwendungen verordnen. Auch Krankenbeförderungen und eine Arbeitsunfähigkeit können bei entsprechendem Bedarf veranlasst beziehungsweise festgestellt werden.

Häufige Fragen und Antworten

Was gehört alles zum Entlassmanagement?

Zum Entlassmanagement gehören die Ermittlung des individuellen Versorgungsbedarfs, die Erstellung eines Entlassplans sowie die Organisation der medizinischen, pflegerischen oder rehabilitativen Anschlussversorgung. Dazu können Verordnungen, Hilfsmittel, Pflegeleistungen, Reha-Maßnahmen, Termine und die Abstimmung mit Kranken- oder Pflegekassen zählen.

Was bedeutet Entlassmanagement?

Das Entlassmanagement bezeichnet den geplanten Übergang von der stationären Krankenhausbehandlung in die weitere Versorgung. Es soll Versorgungsbrüche vermeiden und sicherstellen, dass notwendige Maßnahmen nach der Entlassung rechtzeitig vorbereitet sind.

Wie lange ist ein Entlassmanagement gültig?

Für das Entlassmanagement selbst gibt es keine einheitliche Gültigkeitsdauer. Verordnungen für die unmittelbare Anschlussversorgung sind jedoch grundsätzlich auf einen begrenzten Zeitraum ausgelegt, häufig auf bis zu sieben Tage nach der Entlassung. Anschließend übernimmt in der Regel die weiterbehandelnde Arztpraxis die weitere Verordnung.

Wie läuft das Entlassungsmanagement ab?

Das Krankenhaus ermittelt möglichst frühzeitig den Versorgungsbedarf, erstellt einen Entlassplan und organisiert erforderliche Leistungen mit den beteiligten Einrichtungen. Vor der Entlassung werden Patienten informiert, Verordnungen vorbereitet und relevante Unterlagen an die Anschlussversorgung übermittelt. Digitale Dienste der Telematikinfrastruktur wie KiM, die elektronische Patientenakte oder das E-Rezept können die sichere Übergabe unterstützen.