eAU – Auf einen Blick

• Was ist die eAU? Die eAU ist die digitale Form der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Sie wird in der Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder im Krankenhaus erstellt und elektronisch an die Krankenkasse übermittelt.
• Wie funktioniert die eAU? Die Praxis übermittelt die AU-Daten digital an die Krankenkasse. Beschäftigte melden ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin selbst beim Arbeitgeber, der die eAU anschließend elektronisch bei der Krankenkasse abruft.
• Seit wann gilt das eAU-Verfahren? Seit dem 1. Januar 2023 ist das eAU-Verfahren für gesetzlich Versicherte im Arbeitsverhältnis der Regelfall. Die Vorlage einer Papierbescheinigung beim Arbeitgeber ist in diesen Fällen nicht mehr vorgesehen.
• Welche Daten erhält der Arbeitgeber? Arbeitgeber erhalten nur die für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erforderlichen Angaben, etwa Beginn und voraussichtliche Dauer. Medizinische Inhalte wie Diagnosen werden nicht übermittelt.
• Welche Voraussetzungen braucht die eAU? Für die eAU benötigen Praxen eine TI-Anbindung, einen KiM-Dienst, ein eAU-Modul im Praxisverwaltungssystem und die elektronische Signatur (QES). So können AU-Daten sicher erstellt, signiert und versendet werden.

Was ist die eAU?

Die eAU ist die digitale Form der klassischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die Abkürzung steht für elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und beschreibt ein Verfahren, bei dem AU-Daten nicht mehr vorrangig auf Papier weitergegeben, sondern elektronisch an die Krankenkasse übermittelt werden.

Vertragsärzte, Vertragszahnärzte und Vertragskrankenhäuser erstellen die elektronische AU-Bescheinigung direkt im Praxisverwaltungssystem oder Krankenhausinformationssystem. Die Ausstellung erfolgt damit digital im jeweiligen System; von dort werden die Daten sicher an die zuständige Krankenversicherung bzw. Krankenkasse übertragen. Arbeitgeber können die Arbeitsunfähigkeitsdaten anschließend digital bei der Krankenkasse abrufen.

Das eAU-Verfahren gilt auch für Bescheinigungen im Rahmen des Entlassmanagements im Krankenhaus. Versicherte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin selbst beim Arbeitgeber melden, die Übermittlung der eigentlichen Bescheinigung erfolgt jedoch im Regelfall digital.

So funktioniert die eAU

Die eAU verändert vor allem den Weg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Versicherte erhalten die Bescheinigung nicht mehr in erster Linie als Papiernachweis für den Arbeitgeber. Die behandelnden Ärzte übermitteln die eAU digital an die Krankenkassen. Verpflichtend ist diese Übermittlung von der Praxis an die Krankenkasse seit dem 1. Juli 2022. Das Verfahren mit dem Abruf durch den Arbeitgeber gilt vollständig seit dem 1. Januar 2023.

Der Ablauf lässt sich in drei Schritte einteilen:

• Schritt 1: Die Praxis übermittelt die AU-Daten an die Krankenkasse: Ärzte, Zahnärzte oder Krankenhäuser stellen die Arbeitsunfähigkeit fest und erstellen die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Praxisverwaltungssystem oder Krankenhausinformationssystem.
• Schritt 2: Beschäftigte informieren ihren Arbeitgeber: Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer weiterhin selbst mitteilen. Das kann je nach betrieblicher Regelung telefonisch, per E-Mail oder über einen anderen vereinbarten Weg erfolgen.
• Schritt 3: Der Arbeitgeber ruft die eAU bei der Krankenkasse ab: Nachdem die Krankmeldung vorliegt, kann der Arbeitgeber die AU-Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse abrufen. Übermittelt werden dabei die für den Arbeitgeber erforderlichen Angaben, etwa Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit.

Damit entfällt für gesetzlich Versicherte in vielen Fällen die Pflicht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung selbst in Papierform an den Arbeitgeber weiterzuleiten. Die persönliche Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt jedoch weiterhin notwendig.

Vorteile der eAU

Die eAU reduziert den organisatorischen Aufwand rund um die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und erleichtert den digitalen Ablauf im Arbeitsalltag. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Weniger Papieraufwand: Der frühere „gelbe Schein“ muss in vielen Fällen nicht mehr ausgedruckt, weitergegeben oder per Post verschickt werden.
• Digitale Übermittlung an die Krankenkasse: Die AU-Daten werden direkt aus der Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder dem Krankenhaus elektronisch an die zuständige Krankenkasse übertragen.
• Einfacherer Ablauf für Versicherte: Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin beim Arbeitgeber melden, müssen die Bescheinigung aber in der Regel nicht mehr selbst einreichen.
• Elektronischer Abruf durch Arbeitgeber: Arbeitgeber können die erforderlichen Arbeitsunfähigkeitsdaten digital bei der Krankenkasse abrufen, sobald die Krankmeldung durch den Beschäftigten erfolgt ist.
• Sichere und nachvollziehbare Verarbeitung: Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird digital erstellt, übermittelt und verarbeitet. Dadurch lassen sich Medienbrüche reduzieren und Informationen zur Dauer der Arbeitsunfähigkeit schneller bereitstellen.

Das eAU Verfahren: Regelungen seit 1. Januar 2023

Seit dem 1. Januar 2023 ist das eAU-Verfahren für gesetzlich Versicherte im Arbeitsverhältnis der Regelfall. Arbeitgeber und Unternehmen erhalten die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr als Papiernachweis vom Arbeitnehmer, sondern rufen die erforderlichen AU-Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse ab.

Die Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder das Krankenhaus übermitteln die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zunächst digital an die Krankenkasse. Dort werden die Daten für den Abruf durch den Arbeitgeber bereitgestellt. Medizinische Inhalte wie Diagnosen werden dabei nicht übermittelt. Auch Vorerkrankungszeiten sind nicht Teil der regulären eAU-Daten für den Arbeitgeber, sondern werden bei Bedarf separat berücksichtigt.

Für Arbeitnehmer ändert sich durch die eAU vor allem der Übermittlungsweg. Sie müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich beim Arbeitgeber melden. Arbeitgeber müssen die Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in ihrem Betrieb ermitteln und gegebenenfalls anpassen, um die eAU korrekt zu verwalten.

Versicherte können auf Wunsch weiterhin einen Papierausdruck für ihre eigenen Unterlagen erhalten. Das eAU-Verfahren gilt jedoch nicht in allen Fällen. Ausgenommen sind insbesondere privat Versicherte sowie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus dem Ausland. In solchen Fällen kann weiterhin ein Papiernachweis erforderlich sein.

Gesetzliche Grundlagen für die eAU

Die gesetzlichen Grundlagen der eAU ergeben sich vor allem aus dem Sozialgesetzbuch. § 109 SGB IV regelt, dass Krankenkassen nach Eingang der Arbeitsunfähigkeitsdaten eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber erstellen. Grundlage dafür sind unter anderem die von Leistungserbringern übermittelten AU-Daten nach § 295 SGB V.

Ursprünglich war der verpflichtende Start des Arbeitgeberabrufs früher vorgesehen. Wegen Verzögerungen in der vorgelagerten Übermittlung zwischen Ärzten und Krankenkassen wurde die Pilotierungsphase verlängert. Seit dem 1. Januar 2023 ist das eAU-Verfahren für Arbeitgeber verpflichtend: Sie müssen die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich versicherter Beschäftigter elektronisch bei der Krankenkasse abrufen.

Wichtig bleibt: Die eAU ändert nichts an der Pflicht zur Krankmeldung. Nach § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz müssen Arbeitnehmer dem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich mitteilen. Digitalisiert wurde also vor allem der Nachweisweg, nicht die persönliche Meldepflicht.

Voraussetzungen für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Damit Praxen eine eAU sicher an die Krankenkasse übermitteln können, müssen für die technische Umsetzung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bestimmte Voraussetzungen in der Telematikinfrastruktur erfüllt sein. Zentral sind dabei die TI-Anbindung, ein KiM-Dienst, ein geeignetes eAU-Modul im Praxisverwaltungssystem sowie eine rechtssichere elektronische Signatur (QES).

Für die Erstellung, Signatur und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird ein entsprechendes Modul im Praxisverwaltungssystem oder Krankenhausinformationssystem benötigt. Dieses stellt die eAU-Funktion bereit, über die die Bescheinigung ausgefüllt, elektronisch signiert, über KiM versendet und bei Bedarf für Versicherte ausgedruckt werden kann. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung zertifiziert die eAU-Module der Praxisverwaltungssysteme.

Wichtige Voraussetzungen für die eAU sind:

• Anbindung an die Telematikinfrastruktur: Die Praxis oder Einrichtung muss technisch an die TI angeschlossen sein.
• KiM-Dienst: Die eAU wird über Kommunikation im Medizinwesen über eine sichere Verbindung an die Krankenkasse übermittelt.
• eAU-Modul im PVS oder KIS: Das System muss die eAU erstellen, signieren, versenden und ausdrucken können.
• eHBA für die Signatur: Für die qualifizierte elektronische Signatur wird ein elektronischer Heilberufsausweis benötigt.
• Konnektor oder passende TI-Anschlusslösung: Die technische Umgebung muss die notwendigen Signatur- und Versandprozesse unterstützen.

Für den Praxisalltag ist vor allem die Signatur entscheidend. Mit der Stapelsignatur lassen sich mehrere eAUs gesammelt signieren und anschließend versenden. Noch komfortabler ist die Komfortsignatur: Nach einmaliger Freigabe können innerhalb eines festgelegten Zeitraums mehrere Signaturen ohne erneute PIN-Eingabe ausgelöst werden. Das erleichtert die Abläufe deutlich, wenn an einem Tag viele Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen ausgestellt werden.

Falls ein eHBA aus technischen oder anderen unverschuldeten Gründen nicht zur Verfügung steht, kann die Signatur in bestimmten Fällen auch über die SMC-B erfolgen. Für einen stabilen Ablauf sollten Praxen jedoch prüfen, ob eHBA, KiM-Dienst, PVS-Modul, Konnektor beziehungsweise TI-Gateway und Signaturfunktion vollständig eingerichtet und regelmäßig aktualisiert sind.

Vergütungspauschale für den KiM-Dienst

Für den KiM-Dienst waren im Rahmen der TI-Finanzierung eine einmalige Einrichtungspauschale von 100 Euro sowie eine Betriebskostenpauschale von 23,40 Euro vorgesehen. Auch der elektronische Heilberufsausweis und notwendige Konnektor-Updates wurden über eigene Pauschalen berücksichtigt, etwa mit 11,63 Euro pro Quartal und Arzt für den eHBA sowie einer einmaligen Pauschale für das ePA-Konnektor-Update.

Seit der Umstellung der TI-Finanzierung sollten Praxen jedoch prüfen, welche Kosten aktuell über die monatliche TI-Pauschale abgedeckt sind. Entscheidend ist, dass die erforderlichen TI-Anwendungen und Dienste betriebsbereit eingerichtet sind. Eine passende technische Lösung sollte insbesondere KiM, eAU, ePA und weitere Anwendungen zuverlässig unterstützen, die für den Anspruch auf die volle TI-Pauschale relevant sind.

Häufige Fragen und Antworten

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eAU?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz eAU, ist die digitale Form der klassischen AU-Bescheinigung. Sie wird in der Arztpraxis, Zahnarztpraxis oder im Krankenhaus erstellt und elektronisch an die Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber rufen die erforderlichen Arbeitsunfähigkeitsdaten anschließend digital bei der Krankenkasse ab.

Wie funktioniert die eAU für Arbeitnehmer?

Arbeitnehmer müssen ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin unverzüglich beim Arbeitgeber oder im zuständigen Unternehmen melden und die voraussichtliche Dauer mitteilen. Die AU-Bescheinigung selbst muss in der Regel nicht mehr als Papiernachweis eingereicht werden. Der Arbeitgeber ruft die eAU-Daten elektronisch bei der zuständigen Krankenkasse ab.

Wer stellt die elektronische AU-Bescheinigung aus?

Die elektronische AU-Bescheinigung wird von Vertragsärzten, Vertragszahnärzten und Vertragskrankenhäusern ausgestellt. Sie wird direkt im Praxisverwaltungssystem oder Krankenhausinformationssystem erstellt, elektronisch signiert und an die Krankenkasse übermittelt. Auch Bescheinigungen im Rahmen des Entlassmanagements können über das eAU-Verfahren erstellt werden.

Welche Daten werden mit der elektronischen AU-Bescheinigung übermittelt?

Übermittelt werden die für den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit erforderlichen Angaben, wie Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Medizinische Inhalte wie Diagnosen werden dem Arbeitgeber nicht bereitgestellt. Die Daten gehen zunächst an die Krankenkasse und können dort vom Arbeitgeber elektronisch abgerufen werden.

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