ePA‑Sanktionen – Auf einen Blick

• Wer ist zur Nutzung der ePA verpflichtet? Arzt- und Psychotherapiepraxis sowie Krankenhäuser müssen die ePA seit dem 1. Oktober 2025 nutzen. Für Versicherte bleibt sie freiwillig.
• Welche Daten gehören verpflichtend in die ePA? Einzustellen sind insbesondere elektronisch vorliegende Labor- und Befundberichte, Arztbriefe sowie Entlassbriefe aus der aktuellen Behandlung.
• Wann entfällt die Befüllungspflicht? Die Pflicht entfällt, wenn kein Zugriff auf die ePA besteht, die Daten nicht elektronisch vorliegen oder die versicherte Person widersprochen hat.
• Welche ePA-Sanktionen können drohen? Je nach Verstoß sind Honorarkürzungen, eine reduzierte TI-Pauschale oder Abrechnungseinschränkungen möglich. Die häufig genannten 2,5 Prozent betreffen jedoch nicht unmittelbar eine versäumte ePA-Befüllung.
• Wie lassen sich finanzielle Folgen vermeiden? Einrichtungen sollten aktuelle PVS- oder KIS-Module nachweisen, Zuständigkeiten festlegen, Störungen dokumentieren und Rückmeldungen der Kassenärztlichen Vereinigung regelmäßig prüfen.

Wissenswertes zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) ist eine von den Krankenkassen bereitgestellte Akte für Gesundheitsdaten und ein zentraler Baustein der Digitalisierung im Gesundheitswesen. Gesetzlich Versicherte erhalten sie seit dem 15. Januar 2025 automatisch, sofern sie nicht widersprechen. Für Leistungserbringer ist die Nutzung seit dem 1. Oktober 2025 eine Verpflichtung, für Versicherte freiwillig.

Im Behandlungskontext erhalten Praxen in der Regel 90 Tage Zugriff auf die ePA‑Inhalte. Versicherte können die Dauer über ihre ePA-App ändern, Einrichtungen ausschließen sowie Dokumente verbergen oder löschen. Die ePA unterstützt die Gesundheitsversorgung, ersetzt aber weder die lokale Behandlungsdokumentation noch die direkte Übermittlung wichtiger Befunde.

Pflicht zur Befüllung: Welche Daten gehören in die elektronische Patientenakte?

Ärzte, Psychotherapeuten sowie Krankenhäuser müssen bestimmte elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung einstellen. Bei einem Widerspruch gegen die ePA, den Zugriff oder einzelne Daten entfällt die jeweilige Befüllungspflicht.

Verpflichtend einzustellen sind insbesondere:

• Laborbefunde,
• Befunddaten aus bildgebender Diagnostik,
• Befundberichte aus invasiven oder chirurgischen Maßnahmen,
• Befundberichte aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen,
• elektronische Arztbriefe,
• Entlassbriefe nach einer Krankenhausbehandlung sowie
• strukturierte Daten für den digital gestützten Medikationsprozess, sobald die entsprechenden Anwendungen verfügbar sind.

Die ePA enthält damit vor allem Informationen für die Mit- und Weiterbehandlung und ersetzt nicht die vollständige Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem. Auf Wunsch der Patienten müssen weitere elektronisch vorliegende Daten aus der aktuellen Behandlung eingestellt werden. Dazu können insbesondere gehören:

• weitere Befunde, Diagnosen und Therapiemaßnahmen,
• Daten aus Disease-Management-Programmen,
• elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen,
• Angaben zur Organ- und Gewebespende sowie Patientenverfügungen,
• Daten aus Pflege, Heilbehandlung und Rehabilitation sowie
• eine elektronische Abschrift der Behandlungsdokumentation.

Voraussetzung ist in diesen Fällen eine Einwilligung, die in der Behandlungsdokumentation nachprüfbar festgehalten werden muss. Für Ergebnisse genetischer Untersuchungen ist eine ausdrückliche schriftliche oder elektronische Einwilligung erforderlich. Ältere Befunde müssen Praxen und Krankenhäuser dagegen nicht nachträglich digitalisieren. Bereits elektronisch vorliegende Daten aus früheren Behandlungen können sie freiwillig ergänzen, wenn dies für die Versorgung sinnvoll ist.

Informations- und Aufklärungspflichten

Die Krankenkassen informieren allgemein über Funktion, Datenschutz und Widerspruchsmöglichkeiten der ePA. Praxen und Krankenhäuser müssen rechtzeitig erläutern, welche Behandlungsdaten sie einstellen. Dies kann mündlich, schriftlich oder per Praxisaushang erfolgen. Widersprüche sowie Einwilligungen für weitere Daten sind in der Behandlungsdokumentation festzuhalten.

Bei Informationen zu psychischen Erkrankungen, sexuell übertragbaren Infektionen oder Schwangerschaftsabbrüchen ist ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht hinzuweisen. Ergebnisse genetischer Untersuchungen dürfen nur mit schriftlicher oder elektronischer Einwilligung übertragen werden.

Welche Sanktionen drohen bei Nichtnutzung der ePA?

Bei Verstößen gegen die ePA- und TI-Vorgaben greift keine einheitliche Sanktion. Die finanziellen Folgen richten sich danach, ob der technische Nachweis fehlt, notwendige TI-Anwendungen nicht unterstützt werden oder ein nicht konformes Praxisverwaltungssystem eingesetzt wird.

Für Arzt- und Psychotherapiepraxen kommen insbesondere folgende Konsequenzen infrage:

• Honorarkürzung von einem Prozent: Kann eine Praxis nicht nachweisen, dass sie über die notwendigen Komponenten und Dienste für den Zugriff auf die elektronische Patientenakte verfügt, wird die vertragsärztliche Vergütung pauschal um ein Prozent gekürzt. Die Kürzung gilt, bis der erforderliche Nachweis erbracht wurde.
• Kürzung der TI-Pauschale: Unterstützt die Praxis eine vorgeschriebene TI-Anwendung wie die ePA nicht in der aktuellen Version, wird die monatliche TI-Pauschale um 50 Prozent reduziert. Fehlen zwei oder mehr erforderliche Anwendungen oder Dienste, entfällt die Pauschale vollständig.
• Honorarkürzung von 2,5 Prozent: Diese Sanktion bezieht sich nicht unmittelbar auf eine unterlassene ePA-Befüllung. Sie greift, wenn die vorgeschriebene elektronische Prüfung des Versicherungsnachweises wegen einer fehlenden TI-Anbindung oder -Ausstattung nicht durchgeführt wird.
• Abrechnungsausschluss: Seit dem 1. Januar 2026 dürfen grundsätzlich nur Praxisverwaltungssysteme für die Abrechnung eingesetzt werden, die das Konformitätsbewertungsverfahren erfolgreich durchlaufen haben. Für noch nicht zertifizierte Systeme bestehen Übergangsfristen von neun Monaten, in begründeten Ausnahmefällen von bis zu 18 Monaten.

Krankenhäusern drohen bei fehlender ePA-Unterstützung keine vergleichbaren pauschalen Honorarkürzungen. Nach der Finanzierungsvereinbarung zum Telematikzuschlag wirkt sich jedoch eine fehlende Bereitstellung der ePA 3.0 seit dem 1. April 2026 auf den Anspruch auf den Zuschlag aus.

Da Kürzungen teilweise erst im Rückmeldebericht der Kassenärztlichen Vereinigung sichtbar werden, sollten Praxen die dort aufgeführten TI-Nachweise und Beanstandungen regelmäßig prüfen. So lassen sich fehlende Nachweise oder technische Zuordnungsfehler frühzeitig erkennen.

Praktische Empfehlung für Arztpraxen und Krankenhäuser

Arztpraxen und Krankenhäuser sollten die ePA fest in Aufnahme, Visite, Diagnostik und Entlassung integrieren. Zuständigkeiten, Patienteninformation, Widerspruchsprozesse und Schulungen müssen dabei klar geregelt sein. Folgende Maßnahmen unterstützen die Umsetzung:

• Verantwortlichkeiten festlegen: Zuständigkeiten für Patienteninformation, Befüllung, Prüfung und Dokumentation eindeutig zuweisen.
• Widersprüche dokumentieren: Erklärte Widersprüche und erforderliche Einwilligungen nachvollziehbar in der Behandlungsdokumentation festhalten.
• Technische Voraussetzungen prüfen: Sicherstellen, dass die erforderlichen ePA-Module im PVS oder KIS aktuell sind und notwendige Zertifizierungen sowie TI-Komponenten vorliegen.
• Quartalsabrechnung vorbereiten: Vor jeder Abrechnung prüfen, ob das eingesetzte PVS-Modul korrekt ausgewiesen wird und alle benötigten TI-Anwendungen nachgewiesen sind.
• Störungen erfassen: Ausfälle, Fehlermeldungen und Probleme mit Softwareherstellern einschließlich Zeitpunkt, Dauer und Ticketnummer dokumentieren.
• Rückmeldungen kontrollieren: Berichte der Kassenärztlichen Vereinigung zeitnah auf fehlende Nachweise oder angekündigte Kürzungen prüfen.

Eine dokumentierte technische Störung verhindert eine Sanktion nicht automatisch. Sie kann jedoch belegen, dass die ePA-Nutzung versucht wurde und das Problem nicht im Verantwortungsbereich der Einrichtung lag. Deshalb sollten Praxen und Krankenhäuser Störungen frühzeitig an ihren IT-Dienstleister oder Softwarehersteller melden und die Behebung konsequent nachverfolgen.

Telekonnekt unterstützt Einrichtungen dabei, die technischen Voraussetzungen für die ePA zu schaffen und praktikable Abläufe für Nutzung, Patienteninformation und Dokumentation zu etablieren.

Häufige Fragen und Antworten

Sind Ärzte verpflichtet, die ePA zu befüllen?

Ja. Seit dem 1. Oktober 2025 müssen Ärzte bestimmte Daten aus der aktuellen Behandlung in die ePA einstellen. Die Pflicht gilt nur, wenn die Informationen elektronisch vorliegen, ein Zugriff auf die Akte möglich ist und der Patient der Speicherung nicht widersprochen hat.

Warum ist die elektronische Patientenakte umstritten?

Kritisiert werden insbesondere das Opt-out-Verfahren, der Umgang mit sensiblen Gesundheitsdaten und mögliche Risiken für Datenschutz und Datensicherheit. Arztpraxen und Krankenhäuser bemängeln außerdem technische Störungen, zusätzlichen Verwaltungsaufwand und finanzielle Sanktionen, obwohl die Funktionsfähigkeit der ePA teilweise von Softwareherstellern und der Telematikinfrastruktur abhängt.

Wird jeder Arztbesuch dokumentiert?

Nicht jeder Arztbesuch muss als eigenes Dokument in der ePA erscheinen. Eingestellt werden vor allem gesetzlich festgelegte und für die weitere Versorgung relevante Informationen wie Befundberichte, Laborbefunde oder elektronische Arztbriefe. Unabhängig davon bleibt die vollständige Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem oder in der lokalen Patientenakte verpflichtend.

Was passiert bei Nichtnutzung der ePA?

Für Versicherte ist die Nutzung freiwillig. Sie können der Bereitstellung ihrer ePA widersprechen, ohne dass ihnen daraus Nachteile bei der medizinischen Versorgung entstehen. Leistungserbringern können dagegen finanzielle Folgen drohen, wenn erforderliche Komponenten, Nachweise oder TI-Anwendungen fehlen. Möglich sind Honorarkürzungen, eine reduzierte TI-Pauschale oder Einschränkungen bei der Abrechnung.